Почему администратор в музыкальной школе — это не рецепсионист, а управляющий

Когда школы дорастают до потребности в администраторе, часто возникает вопрос: с чего начать? Как правило, все бытовые и организационные задачи уже распределены между собственником и преподавателями — это поддержание порядка, продажи, контроль оплат, расписание.

В такой момент появляется ощущение тупика: администратора вроде бы нужно нанимать, но что именно ему поручить — непонятно. Поэтому первым шагом становится конкретизация реальной потребности и формирование понятного пула обязанностей.

На практике оптимальным решением оказывается следующий подход: функции администратора временно берёт на себя собственник или руководитель школы. Организуется администраторская зона, и начинается работа «в поле» — с фиксацией всех процессов. Анализируется, какой организационный функционал у преподавателей является лишним, продумывается его корректная передача администратору. Параллельно формируются новые сценарии взаимодействия с учениками, в том числе при проведении пробных занятий. Фактически в школу вводится новая управленческая единица — и под неё заранее «вьётся гнездо».

Когда доходит до подбора человека, выявляется характерная проблема.

Часто на вакансии откликаются люди не для себя, а «для родителей»:
«У меня мама 60 лет, ей бы спокойную подработку».

Либо студенты, которые рассчитывают сидеть на месте, ничего не делать и получать за это деньги.

В профессиональном сообществе нередко можно услышать жалобы, что позиция администратора «не работает» или «не продаётся». При этом выясняется, что сам администратор не включён в процессы, не понимает, за что отвечает, и воспринимается как формальная единица. Такое кадровое решение — по сути, выстрел себе в ногу.

Во многом проблема кроется в устойчивом стереотипе. Административная должность у многих ассоциируется с вахтёром, а отношение к ней формируется соответствующее. Этот стереотип появился не на пустом месте: многие сталкивались с администраторами, которые физически присутствуют, но не думают и не управляют процессами.

Для образовательной или музыкальной школы такой формат неприемлем.

На практике школе требуется человек фактически на управленческую позицию. Помимо базовых задач — уборки, телефонных разговоров и приготовления напитков — в обязанности администратора должны входить:
— составление и контроль финансового плана;
— управление десятками позиций расходных материалов;
— формирование и актуализация расписаний преподавателей и учеников;
— организация мероприятий;
— поддержание атмосферы школы в соответствии с заложенной концепцией.

В этом контексте администратор — это полноценная административная единица, которая управляет школой во время своей смены. Это человек, знающий ответы на все вопросы, контролирующий оплаты и расписание, поддерживающий сайт, создающий личные кабинеты, отвечающий за закупки и сопутствующие процессы.

И такой функционал уже не имеет ничего общего с ролью рецепсиониста. По сути, это уровень управляющего.

Найти человека с подходящим мировоззрением, ответственностью и отношением к делу — задача непростая. Однако здесь принцип прост: лучше искать дольше, чем взять неподходящего кандидата. Сформированная таким образом администраторская команда становится стабильной управленческой опорой и обеспечивает бесперебойную работу школы.

Отдельно стоит подчеркнуть: выращивание управляющего из администратора — единственно верный путь. Ни один внешний «опытный» специалист не сможет так глубоко разобраться во всех нюансах музыкальной школы, как человек, который прошёл все процессы собственными руками внутри системы.

Проект "Мой Класс"